Pourquoi et comment organiser un évènement pour son entreprise ?

par | 6 Sep 2020 | Roomba News

Votre marque peut prospérer de bien des manières en dehors du marketing et de la publicité et en l’occurrence via l’événementiel. Organiser un évènement pour son entreprise peut événements peut augmenter sa visibilité, notamment grâce à la couverture médiatique qu’il peut recevoir, ou encore son partage sur les réseaux sociaux. Mais c’est aussi un outil de levée de fonds efficace, ou encore l’occasion idéale de renforcer les liens de vos collaborateurs.

Dans cet article, nous voulions vous expliquer pourquoi organiser un évènement d’entreprise peut être un excellent investissement, et vous partager quelques conseils pour réussir le vôtre !

Pourquoi organiser un évènement pour une entreprise ?

Avant de vous partager nos conseils et astuces pour organiser un évènement pour son entreprise, il nous semblait intéressant de rappeler pourquoi cela peut être bénéfique pour votre business, quelle que soit sa taille.

Renforcer la culture d’entreprise

Vos équipes sont souvent tellement concentrées sur leurs résultats qu’elles n’ont pas toujours l’occasion ou la possibilité de partager avec les autres employés. Or, ces échanges sont non seulement très importants pour cultiver une ambiance de travail saine, mais aussi pour permettre à de nouvelles idées de germer.

Une étude publiée dans le Harvard Business Review a ainsi montré qu’il était indispensable de créer des rencontres et interactions en dehors du cadre de travail habituel. Les chercheurs ont même constaté que «les rencontres fortuites et les interactions entre les collaborateurs permettaient d’améliorer leurs performances

Organiser un événement d’entreprise vous permettra donc de favoriser la collaboration et la créativité au sein de vos équipes. Ils vous donnent également l’occasion de créer des liens forts avec vos employés à un niveau plus personnel et de connaître leurs intérêts en dehors du travail.

Renforcer les relations avec les clients

Organiser un événement d’entreprise peut également être l’occasion de réunir vos clients (qu’ils soient actuels ou potentiels) et de développer des relations plus solides que vous ne pourriez le faire dans un cadre professionnel.

Pourquoi organiser un évènement d'entreprise

Lorsque vous travaillez avec vos partenaires par téléphone, par e-mail ou même dans le cadre d’une réunion plus formelle, vous vous concentrez principalement sur votre productivité, le retour sur investissement et vos objectifs à long terme.

Un évènement organisé par votre entreprise peut vous permettre de discuter plus en profondeur de votre croissance mutuelle, et de la manière dont vous bénéficiez tous de ce partenariat. Ce moment moins formel vous conduira à créer des liens plus étroits, mais aussi à mieux communiquer votre image de marque, ou mieux comprendre celle de vos partenaires.

Booster la visibilité de votre marque

Les événements permettent aussi de créer un buzz autour de votre organisation, accroître la notoriété de votre marque ou encourager l’engagement de vos clients.

De la même manière que les réseaux sociaux vous permettent de vous faire connaître et de communiquer plus directement avec vos utilisateurs, un évènement (aussi formel qu’un gala ou informel que des happy hours hebdomadaires) peuvent vous rapprocher de vos clients et créer un lien plus fort avec eux.

C’est non seulement très important pour votre image et crédibilité de marque, mais aussi extrêmement bénéfique pour collecter des avis directs des personnes qui utilisent vos produits et services, afin de les améliorer si besoin, ou d’identifier de nouveaux besoins.

La bonne nouvelle est qu’il existe de nombreux moyens d’augmenter votre audience lors de ce type d’événements, notamment en vous associant à des sites de bons plans ou des plateformes communautaires sur lesquelles vous pourrez cibler les groupes qui partagent le même intérêt ou la même passion que votre entreprise.

Organiser un évènement pour son entreprise afin d’élargir son réseau

Aujourd’hui plus que jamais, votre entreprise a besoin de partenaires solides pour se développer. Organiser un évènement pour une entreprise peut ainsi être le moyen de vous faire connaître de vos pairs, et d’établir des liens avec des acteurs dans votre industrie. En ce sens, il est d’ailleurs tout aussi bénéfique pour votre business d’en être l’initiateur, comme de participer aux évènements d’autres organisations.

Ces évènements seront un vecteur important pour asseoir votre crédibilité dans un secteur, mais aussi de rencontrer des prospects, et même de futurs employés. C’est donc l’occasion idéale de rencontrer des personnes qui ont des objectifs et des défis similaires à vous, dans un environnement propice aux échanges et au partage d’idées.

Nos 10 conseils pour organiser un évènement corporate

Maintenant que vous connaissez les avantages d’un événement corporate, passons à la pratique. S’il s’agit d’une première pour votre entreprise, voici les conseils que vous devriez connaître pour faciliter votre organisation, et en tirer au maximum parti.

Fixez-vous un objectif

Commencez par déterminer quels sont les objectifs de votre évènement d’entreprise. Souhaitez-vous vous faire connaître ? Attirer de nouveaux clients, ou lever des fonds pour votre organisation ?Cette étape vous permettra non seulement de déterminer plus facilement quel type d’événement vous conviendra le mieux, mais aussi d’en mesurer les résultats par la suite.

Déterminez la portée de votre événement d’entreprise

En fonction du nombre de personnes que vous pensez accueillir, la salle que vous allez réserver ne sera pas la même, mais vous devrez également prévoir plus ou moins de rafraîchissement, différentes animations, ou même conférenciers.

Comment organiser un évènement pour son entreprise ?

De manière générale, essayez d’adapter la portée de votre event à votre niveau d’expérience. Si c’est votre premier événement corporate, un atelier d’une heure dans vos locaux sera peut-être un bon point de départ.

Donnez la priorité au contenu et non au contenant

Si le lieu que vous allez choisir pour organiser votre évènement sera très important, ce n’est pas l’élément sur lequel vous devez le plus vous concentrer. C’est le message que vous allez porter, et la manière dont vous allez le traiter qui va vous permettre d’atteindre vos objectifs, et rendre cet investissement le plus rentable possible.

Déléguez

Qui sera en charge de l’événement ? Que ce soit un employé ou vous-même, vous aurez besoin d’une personne pour prendre en charge et gérer tous les détails de votre évènement d’entreprise, et coordonner les efforts de vos employés et prestataires. Assurez-vous que les responsabilités soient clairement définies afin d’éviter de vous retrouver sans chaises à votre conférence ou sans verre à votre dégustation de vin.

Asseyez-vous ensuite avec votre équipe et parcourez mentalement chaque étape de l’événement. Imaginez tout ce dont vous aurez besoin (que ce soit en terme d’équipement ou de ressources humaines).

Établissez un budget

Prévoyez un budget en fonction des retombées estimées de votre évènement corporate. Vous ne souhaiterez en effet pas investir les mêmes sommes pour un événement de team building qu’une soirée destinée à rencontrer de potentiels investisseurs ou convaincre de futurs clients.

Il existe de nombreuses stratégies pour financer votre événement, notamment en recherchant un sponsor (qui peut être l’un de vos fournisseurs, par exemple), en vous associant à une autre entreprise lorsque cela est pertinent, ou en prévoyant une entrée payante pour les participants.

Alertez les médias.

Les médias locaux ou nationaux (en fonction de la taille de votre entreprise et de la portée de votre évènement) sont essentiels pour le faire connaître et ainsi attirer le plus de monde possible. Envoyez aux journalistes et blogueurs locaux un communiqué de presse sur votre événement corporate, invitez-les à le couvrir et partagez ses retombées (via un autre CP). La publicité peut vous aider à faire connaître votre entreprise, même auprès de ceux qui n’auront pas pu participer.

Vous pouvez également profiter de la portée des réseaux sociaux pour augmenter votre nombre de participants ou diffuser plus largement votre message. Utilisés à bon escient, ils seront même plus efficaces et vous permettront d’établir un lien direct, depuis l’organisation et les préparatifs de l’événement, jusqu’à son déroulé (via un feed tweeter en direct, par exemple).

Ajoutez une touche originale

Pour attirer l’attention sur votre événement, améliorer l’expérience des participants et l’imprimer dans leurs souvenirs, vous aurez besoin d’une touche d’originalité, de trouver quelque chose qui aille au-delà de l’évènementiel traditionnel.

Innover, être créatif et sortir des sentiers battu vous permettra non seulement de faire passer plus efficacement votre message, mais aussi de vous démarquer de vos concurrents.

Préparez-vous à l’imprévisible

Le jour de l’événement, soyez prêt à accueillir vos invités, mais aussi à accepter que vous n’avez probablement pas tout planifié. Si des erreurs se produisent, c’est votre attitude qui comptera le plus. Si vous restez positif, gardez votre sens de l’humour et faites en sorte que vos clients se sentent les bienvenus, le fait qu’il manque des chaises n’aura que très peu d’importance.

Gardez à l’esprit que c’est la première fois que vous décidez d’organiser un évènement pour votre entreprise, et que vous ferez mieux la prochaine fois.

Nous espérons que cet article vous aura été utile et que vous y aurait trouvé des conseils utiles pour organiser un évènement pour une entreprise. SOS Salle vous accompagne dans votre projet en vous mettant gratuitement en relation avec des propriétaires de salles et des prestataires de service. N’hésitez pas à remplir notre formulaire pour nous partager vos besoins et recevoir un devis gratuit !